In seguito al raggiungimento della soglia massima di spazio disponibile di una casella di posta elettronica, è possibile procedere con un processo di archiviazione automatica direttamente in Outlook.

 

Ci tengo a precisare che l'archivio sarà salvato nel disco locale del computer e, salvo specifiche configurazioni, non sarà sottoposto a backup.

 

Riporto di seguito una serie di passaggi per poterla effettuare correttamente:

 

1) Verificare che il problema rilevato sia dovuto ad un riempimento eccessivo della casella postale.

 

NB. Questo procedimento di verifica è utilizzabile solamente per gli account Office 365. Per gli account di diverso genere è necessario verificare lo spazio sulla webmail desiderata.

 

- Aprire il menù "File"

 

- Verificare lo spazio libero ad ora presente

2) Una volta appurato che la casella postale è piena, possiamo procedere con l'archiviazione:

 

- Selezioniamo, sempre dallo stesso menù, la voce "Strumenti" e poi "Pulisci vecchi elementi"

 

 

- Compiliamo la schermata come da nostre esigenze, nel seguente modo:

 

1. Inseriamo il flag ad "Archivia la cartella e tutte le sottocartelle" e selezioniamo l'indirizzo e-mail (non la singola cartella) di nostro interesse. Se gli account di nostro interesse sono più di uno, dovremmo rifare la procedura per ogni account.

2. Inseriamo il flag in "Includi elementi con Non archiviare automaticamente selezionata"

3. Selezioniamo il giorno (escluso) fino al quale vogliamo procedere con l'archiviazione.

4. Utilizziamo il pulsante "Sfoglia" per inserire il nome del file e scegliere il percorso nel quale vogliamo salvare l'archivio.

5. Clicchiamo OK per avviare il processo.

 

3) Verifichiamo il proseguimento del processo, fino al suo termine, grazie alla barra visualizzabile nella medesima sezione delle e-mail, nella parte inferiore dello schermo.

 

 

4) Al completamento del processo la barra del punto 3 scomparirà e sarà possibile ritrovare l'archivio già collegato in Outlook, nella consueta barra laterale.

 

 

5) Se voglia rinominare la dicitura "Archivi" nell'immagine del punto 4 è possibile procedere nel seguente modo:

- Selezioniamo File

 

 

- Selezioniamo "Impostazioni account" e nuovamente "Impostazioni account dal menù a tendina

 

- Spostiamoci nella sezione "File di Dati", selezioniamo la voce relativa all'archivio e clicchiamo su "Impostazioni...". Nella nuova schermata potremo modificare il nome.

 

- Confermiamo con "Ok" e poi "Chiudi"

 

6) Compattiamo gli archivi con estensione ".PST" per ridurre le dimensioni dei file creati.

 

- Torniamo nella medesima sezione del punto 5)

- Verifichiamo quali sono i file con estensione .PST come da immagine seguente:

 

- Se aprendo il menù "Impostazioni" non viene visualizzata l'immagine sopra, non è un file con estensione .PST.

- Utilizziamo a questo punto, sui file con estensione .PST, il pulsante "Compatta" e poi premiamo "Ok".

- Se sono presenti più file PST, processiamoli nel medesimo modo, uno alla volta.

 

A questo punto abbiamo completato tutti i passaggi necessari e, salvo errori, avremo liberato lo spazio di posta desiderato in base alla mole di e-mail archiviate (Punto 2).

 

A disposizione per qualsiasi chiarimento.

 

Cordiali saluti,
Davide Zampini